Der erste Tag in einem Job entscheidet mitunter über das Gelingen der Zusammenarbeit. Hier werden die Weichen für die Zukunft gestellt, hier entsteht ein erster Eindruck, der nicht so schnell korrigiert werden kann. Umso wichtiger ist es also, im Rahmen der Personaleinstellung für einen guten Start ins Unternehmen zu sorgen. Welche drei Aufgabenbereiche dabei zu beachten sind und wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter glücklich machen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Arbeit beginnt erst nach der Vertragsunterzeichnung

Bereits der Recruitingprozess kann zeitintensiv und nervenaufreibend sein. Gerade wenn Sie mit anderen Unternehmen um hochqualifizierte Fachkräfte kämpfen, ist die Suche nach dem passenden Kandidaten gar nicht so einfach. Sind dann diverse Bewerbungen gelesen, einige Bewerbungsgespräche geführt und wurde letztendlich der Arbeitsvertrag mit dem Wunschkandidaten unterschrieben, ist erst einmal Aufatmen angesagt, oder? Die Antwort darauf ist ein klares Jein. Denn damit sich der neue Mitarbeiter von Beginn an wohlfühlt und die Zusammenarbeit unter einem guten Stern steht, sollten zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn einige Sachen erledigt werden. Manche Aufgaben lassen sich sogar erledigen, sobald der Personalbedarf bekannt ist – und nicht erst, wenn „der Neue“ vor der Tür steht.

Aufgabe 1: Organisatorisches rund um die Personaleinstellung erledigen

Es macht keinen guten Eindruck, wenn Ihr neuer Mitarbeiter an seinem ersten Tag zur Arbeit kommt und auf einem Küchenstuhl am Schreibtisch seines Kollegen sitzen muss, weil der Arbeitsplatz noch nicht hergerichtet ist. Genauso unangenehm ist es, wenn das Telefon nicht funktioniert und der Computer keinen Zugang zum Internet hat. Wer professionelle und leistungsstarke Mitarbeiter für sich gewinnen und vor allem auch halten möchte, muss sich als Arbeitgeber auch genauso präsentieren. Bevor die neue Stelle angetreten wird, sollten unbedingt folgende Dinge erledigt werden:

  • Bestimmen des konkreten Arbeitsplatzes: Wo soll der neue Mitarbeiter seinen Platz haben? Müssen eventuell Büros zusammengelegt oder neue Teams zusammengesetzt werden?
  • Herrichten des Arbeitsplatzes: Sind alle notwendigen Möbel (Schreibtisch, Stuhl, Stauraum) und Arbeitsmittel (Telefon, Computer, Papier, Stifte) vorhanden? Sind alle benötigten Programme installiert und auf dem neuesten Stand?
  • Einbindung in die Kommunikationsstruktur: Wurde eine E-Mail-Adresse sowie eine Durchwahl eingerichtet? Sind alle Zugangsdaten, die benötigt werden, vorhanden? Gibt es eine aktualisierte Telefonliste mit allen wichtigen internen und externen Kontaktdaten?
  • Überprüfung der Unterlagen: Wurden bei der Vertragsunterzeichnung alle wichtigen Daten angegeben (Steuernummer, Krankenkasse, Kontodaten) oder muss der neue Mitarbeiter darüber informiert werden, dass noch etwas fehlt?

Aufgabe 2: Einarbeitung planen

Sind die formalen Bedingungen für einen guten ersten Tag geschaffen, geht es an die konkrete Einarbeitung. Selbst die erfahrenste Führungskraft freut sich darüber, wenn sie nicht mit einem saloppen „Du machst das schon“ ins kalte Wasser geworfen wird. Eine gut durchdachte Einarbeitungsphase hilft dabei, dass der Neue nicht von der ersten Sekunde an überfordert ist und das Unternehmen ohne Stress kennenlernen kann. Daher sollten die ersten Tage oder Wochen durchgeplant und nicht blind improvisiert werden. Generell sind bereits zwei einfach umzusetzende Ideen ausreichend, um die Einarbeitung auf sichere Füße zu stellen.

  1. Eine Willkommensmappe, in der alles Wichtige zum Unternehmen zusammengefasst ist, kann in den ersten Tagen wie ein kleiner Rettungsring funktionieren. Namenslisten mit Bildern, Positionen und Aufgabenbereichen, Infos zur Funktionsweise der Alarmanlage, Regelungen rund um Raucher- und Mittagspause und alle anderen Informationen, die im Arbeitsalltag relevant sind, können diese Mappe füllen. Die Willkommensmappe hat nicht direkt etwas mit der Arbeit an sich zu tun. Sie gibt eher den Rahmen vor, in dem sich das tägliche Leben im Unternehmen abspielt.
  2. Um die tatsächlichen Aufgaben geht es im Einarbeitungsplan. Hier sollte zumindest für die erste Woche im Unternehmen festgelegt werden, welche konkrete Aufgaben und Kenntnisse dem neuen Mitarbeiter nahegebracht werden sollen. Das kann von der Führung durch das Unternehmen über die Teilnahme am Jour fixe bis hin zur Schulung für eine bestimmte Software alles sein. Eine strukturierte Einarbeitungsphase gibt dem neuen Kollegen das Rüstzeug an die Hand, das er für seine Arbeit braucht.

Aufgabe 3: Für eine gute zwischenmenschliche Basis sorgen

Jeder Arbeitnehmer ist ein Mensch mit menschlichen Bedürfnissen, die nicht einfach an der Bürotür abgelegt werden. Was wie eine Binsenweisheit erscheint, wird bei der Personaleinstellung leider manchmal vergessen. Kein Wunder: Wer sich wochen- oder monatelang damit beschäftigt hat, Lebensläufe und Qualifikationen von Bewerbern zu durchforsten, kann das Zwischenmenschliche aus den Augen verlieren. Damit sich der Neue auch als Mensch wohlfühlt und nicht nur als Arbeitskraft, sollte Wert auf die zwischenmenschlichen Töne gelegt werden. Dabei geht es nicht darum, sich bei dem neuen Mitarbeiter einzuschleimen oder ihm etwas vorzumachen, was nicht den Tatsachen entspricht. Doch ein offenes und nettes Willkommen stellt die Weichen Richtung erfolgreiche Zusammenarbeit.

Tipps für einen guten Start auf menschlicher Ebene

  • Hat der neue Kollege in seiner Bewerbung oder im Gespräch vielleicht von Hobbies berichtet? Falls das der Fall ist, kann ein thematisch passendes Begrüßungsgeschenk eine nette Geste sein. Ein kleines Taschenbuch zum Thema oder eine andere Kleinigkeit sorgen direkt für ein Lächeln und geben das Signal „Hier zähle ich auch als Mensch“. Wichtig dabei ist: Der Wert des Geschenks sollte nicht zu hoch sein. Und das Schenken ist nur dann eine gute Idee, wenn Sie es für alle neuen Mitarbeiter durchziehen. Wer dem einen etwas schenkt und dem anderen nicht, sorgt eher für Tratsch und Zwist statt für Harmonie und Freude.
  • Wem das Eis des Begrüßungsgeschenks zu dünn ist, der kann immer noch auf den klassischen Blumenstrauß zurückgreifen. Wenn keine Clean-Desk-Politik im Unternehmen herrscht, wäre als Alternative auch eine Topfpflanze denkbar, die den Arbeitsplatz dauerhaft etwas gemütlicher macht.
  • Wichtig ist auch der erste Eindruck, den der neue Mitarbeiter von seinen Kollegen bekommt. Fällt der erste Tag in eine stressige Phase, in der alle unter Druck stehen und die Laune eventuell nicht so gut ist, kann das zu unangenehmen Situationen führen. Der Neue fühlt sich vielleicht nicht willkommen, auch wenn die Reaktionen der Kollegen mit dem aktuellen Stress und nicht seiner Ankunft zu tun haben. Am ersten Tag sollte daher zumindest für ein kleines Zeitfenster gesorgt werden, in dem alle für ein paar Minuten ihre Arbeit Arbeit sein lassen und dem Neuen ein Lächeln schenken. Ob es sich um eine große Begrüßungsrunde mit der ganzen Abteilung handelt oder sich die Kollegen einzeln vorstellen, ist egal.
  • Für die ersten Tage ist ein Pate eine gute Idee. Dabei kann es sich entweder um den Kollegen handeln, der auch für die fachliche Einarbeitung zuständig ist. Oder Sie wählen einen Mitarbeiter mit besonders guten Soft Skills aus, dem es leichtfällt, auf Menschen zuzugehen. Dieser Pate steht bei allen nicht-arbeitsbezogenen Fragen zur Verfügung und hilft dem neuen Kollegen bei der Integration ins Team. Das könnten zum Beispiel gemeinsame Mittagsessen, eine Raucherpause oder das Mitbringen eines Kaffees vom Bäcker nebenan sein.

Diese kleinen, zwischenmenschlichen Momente können ausschlaggebend bei der Bewertung des Arbeitsplatzes sein – ob nun bewusst oder unbewusst. Wer sich bei seinem Job wohlfühlt, bringt bessere Leistungen und ist glücklicher. Und das wünschen Sie sich doch von all Ihren Mitarbeitern.