Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt, stellt sich die Frage: Wie sieht die ideale Einarbeitung aus? Wer sich dabei nicht auf sein Improvisationstalent verlassen möchte, erstellt einen Einarbeitungsplan. Welche Vorteile das hat und welche Schritte und Aufgaben dabei berücksichtigt werden sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum ein strukturierter Einarbeitungsplan sinnvoll ist

Damit das Onboarding neuer Mitarbeiter möglichst reibungslos abläuft und so schnell wie möglich auf die volle Arbeitskraft des Neuen zugegriffen werden kann, ist eine sorgfältige Planung möglich. Neues Personal einfach so ins kalte Wasser zu werfen ist nicht nur unhöflich. Es verlängert auch die Einarbeitungszeit und sagt alles andere als „Herzlich Willkommen“ aus. Aus fachlicher und menschlicher Perspektive sollte also ein Einarbeitungsplan entwickelt werden, der den gemeinsamen Start so angenehm wie möglich macht.

In 5 Schritten zur optimalen Einarbeitung

Ein guter Einarbeitungsplan muss kein dickes Handbuch sein, mit dem Sie sämtliche Mitglieder Ihres Teams inklusive des Neuzugangs verschrecken. Eine simple Excel-Liste, die die verschiedenen Schritte aufzeigt, sie mit Stichworten und Aufgaben erläutert und anhand einer Zeitachse sortiert, reicht bereits aus. Der Plan sollte dabei nicht nur intern auf Ihrem Computer gespeichert werden, sodass Sie die anfallenden Aufgaben delegieren können. Drucken Sie den Plan für alle Beteiligten aus, legen Sie ihn auf dem Server ab oder schicken Sie ihn per Mail herum. So wissen alle, was auf sie zukommt.

Schritt 1: Die Vorbereitung

Eine reibungslose Einarbeitung beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters um alles Notwendige kümmern. Zugänge und Passwörter, Hardware wie Computer und Telefon, wichtige Unterlagen zu Steuer und Versicherung, aber auch eine angemessene Büroausstattung, der eigene Schlüssel und eine Willkommensmappe sollten pünktlich zum Startschuss vorhanden sein. Fehlen diese Dinge, wird sich der Neue an seinem ersten Tag fehl am Platze vorkommen.

Schritt 2: Die Begrüßung

Die eigentliche Einarbeitung beginnt am ersten Arbeitstag. Im ausgearbeiteten Einarbeitungsplan sollte festgelegt werden

  • wer den neuen Mitarbeiter begrüßt
  • wer ihn durch die Räumlichkeiten führt und ihm seinen Arbeitsplatz zeigt
  • wer als Pate und Ansprechpartner dient
  • wer über interne Abläufe aufklärt

Hier sind also zunächst die eher zwischenmenschlichen Faktoren zu berücksichtigen. Wenn der neue Mitarbeiter sich willkommen fühlt, wird er sich schneller mit seiner Rolle im Unternehmen identifizieren können. Chaos bei der Begrüßung und ein neuer Kollege, der mehrere Stunden alleine in seinem Büro sitzt, weil sich niemand um ihn kümmert, sorgen für einen schlechten ersten Eindruck. Und Sie möchten doch, dass Ihr Mitarbeiter auch am zweiten Tag gerne zur Arbeit kommt, oder?

Schritt 3: Die Einführung

Stimmt die Basis und der neue Kollege ist menschlich angekommen, kann der Einarbeitungsplan in die nächste Phase gehen. Letztendlich geht es schließlich um die Arbeit, die erledigt werden muss. Konkret sollte geplant werden,

  • welche Routineaufgaben als erstes übernommen werden sollten
  • welche Informationen unbedingt vermittelt werden müssen
  • für welche Software oder Hardware gegebenenfalls spezielle Schulungen notwendig sind
  • an welchen Terminen der neue Mitarbeiter einmalige oder regelmäßig teilnehmen soll
  • welche Aufgaben erst nach einer gewissen Einarbeitungszeit eigenständig erfüllt werden dürfen und wo es anfänglich noch Rücksprachen bedarf

Es gilt, den Neuen nicht zu überfordern – gerade, wenn es sich um Berufsanfänger oder einen Kollegen aus einer anderen Branche handelt. Zu viel Input oder zu viel Verantwortung am ersten Tag erschlagen fast jeden. Rücksprachen und Kontrollen geben in der Anfangsphase Sicherheit und sollten genauso auch kommuniziert werden. Sie sind kein Zeichen von mangelndem Vertrauen, sondern sollen den Start in den neuen Job erleichtern. Andererseits ist es auch nicht sinnvoll, zu viel Zeit bis zur Übernahme von Verantwortung durch das neue Teammitglied verstreichen zu lassen. Schließlich haben Sie sich keinen unwissenden Praktikanten ins Unternehmen geholt, sondern eine Fachkraft, die ihren Anteil zum Erfolg beitragen kann und möchte.

Schritt 4: Die Kommunikation

Gespräche, Kritik und Feedback sollten zum Unternehmensalltag ganz selbstverständlich dazugehören. Besonders in der Einarbeitungsphase ist eine ehrliche und direkte Kommunikation entscheidend für ein effizientes Miteinander. Lassen Sie im Einarbeitungsplan daher Platz für Gespräche – sowohl innerhalb der Abteilung, zwischen den einzelnen Teammitglieder und mit den Führungskräften. So kann beispielsweise am Ende der ersten Arbeitswoche ein fixer Termin vereinbart werden, bei dem der neue Mitarbeiter Sie über den Stand der Einarbeitung informiert. Fehlen noch wichtige Informationen, damit er seiner Arbeit nachgehen kann? Was ist noch unklar? Sind eventuelle Defizite aufgetaucht, die behoben werden müssen?

Ihr neues Teammitglied muss dabei das Gefühl haben, ganz frei sprechen zu können. Niemandem ist geholfen, wenn der Kollege aus falscher Furcht seine Mängel beim Umgang mit der Bestellsoftware verschweigt. Versuchen Sie herauszufinden, wie Sie ihn am besten unterstützen können. Manchmal reicht vielleicht schon der Einsatz eines versierten Mitarbeiters, der wichtige Funktionen noch einmal in einer ruhigen Minute erklärt. Sonst kommen auch Onlineschulungen oder andere Fortbildungsmaßnahmen infrage.

Schritt 5: Die Details

Steht nach wenigen Tagen oder Wochen das Grundgerüst, kann die Einarbeitung in die Detailphase gehen. Vorgesetzter und neuer Mitarbeiter sich einen ersten Eindruck voneinander und von der Arbeit machen. Da im Arbeitsalltag selbst der beste Einarbeitungsplan manchmal nicht genau eingehalten werden kann, sollte zwischendurch kontrolliert werden, ob bestimmte Aufgaben oder Fragen noch offen sind. Das kann sowohl von Seiten des Mitarbeiters als auch der Vorgesetzten geschehen.

Im Arbeitsalltag werden nun vermutlich die ersten Sonderfälle, Ausnahmen und vielleicht sogar Probleme auftreten. Ist der Neue darauf ausreichend vorbereitet? Wen kann er im Zweifelsfall um Rat bitten? War die Einarbeitung intensiv genug oder gab es Versäumnisse? Die Details des Arbeitsalltags zeigen auf, wie gut der Einarbeitungsplan tatsächlich war und ob das Zusammenspiel zwischen neuem Teammitglied und Unternehmen wirklich harmoniert.

Mit einem Einarbeitungsplan werden die Weichen für den Erfolg gestellt

Auch wenn es vielleicht mühsam erscheint, einen Einarbeitungsplan aufzustellen: Er legt eine bessere Grundlage für den Erfolg als ein nonchalantes „Ach, darum kümmern wir uns, wenn es so weit ist“. Sie wünschen sich von Ihren Mitarbeitern schließlich Professionalität und Engagement. Warum sollte Sie als Vorgesetzter dann nicht mit gutem Beispiel vorangehen?