Das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters ist eine Aufgabe, die im Idealfall das ganze Team gemeinsam übernimmt. Denn vor allem, wenn es um die soften Faktoren der Einarbeitung geht, sollten Ihre Mitarbeiter an Ihrer Seite stehen. Welche psychologischen Faktoren bei der Einarbeitung zählen und wie Sie die Wertschätzung des neuen Kollegen vermitteln können, erklärt der folgende Beitrag.

Eine fachliche Einarbeitung ist das A und O, …

Es ist im Interesse des gesamten Teams und Unternehmens, dass der neue Vertriebsmitarbeiter sich so schnell wie möglich in seine Aufgaben reinfuchst und somit seinen Beitrag zum Erfolg leisten kann. Denn dafür wurde er schließlich eingestellt. Die Einarbeitung in fachliche Themen, die den Arbeitsalltag dominieren, sollte daher natürlich an oberster Stelle stehen. Wie sehen die Tagesabläufe auf? Welche Methoden und Tools werden genutzt? Welche branchenspezifischen oder unternehmenseigenen Charakteristiken sind zu beachten? All diese Fragen müssen im Rahmen der Einarbeitungsphase ausgiebig geklärt werden, damit der Neue sich in seine Rolle im Unternehmen einfügen kann.

… aber auch der menschliche Faktor darf nicht unterschätzt werden!

Hinter jedem Mitarbeiter steckt aber immer noch auch ein Mensch – und auch der soll sich am Arbeitsplatz möglichst wohlfühlen. Wer zwar fachlich on top ist und mit den neuesten Technologien oder einem beeindruckenden Büro ausgestattet wird, sich aber nur höchst ungern auf der Arbeit aufhält, wird sich eher früher als später einen neuen Job suchen. Um eine hohe Fluktuation zu vermeiden und Ihrem neuen Vertriebsexperten von Anfang ein gutes Gefühl zu geben, sollten Sie beim Einarbeiten von neuen Mitarbeitern die weichen Faktoren nicht aus dem Augen verlieren.

Neue Mitarbeiter einarbeiten: Auf diese psychologischen Faktoren kommt es an

Das bedeutet nicht, dass Sie permanent Händchen halten und alles Böse vom neuen Kollegen fernhalten sollen. Vielmehr geht es darum, die neuen Mitarbeiter so einzuarbeiten, dass sie sich nicht nur als Fachkraft, sondern auch als Mensch wertgeschätzt und willkommen fühlen. Dafür reicht es anfangs aus, drei Hauptfaktoren zu beachten.

Faktor 1: Zusammengehörigkeit

Wer neu in ein Team oder eine Abteilung kommt, ist immer erstmal ein „Fremdkörper“. Ganz gleich, wie nett und sympathisch der Kollege ist: Er ist der Neue. Dieses Gefühl, in eine gefestigte Gruppe zu stoßen, ohne einen festen Platz zu haben, kennt jeder. Erleichtern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter den Start und sorgen Sie dafür, dass er sich so schnell wie möglich als Teil des Teams sieht – und das auch Ihr Team sich so verhält. An der sozialen Einarbeitung können alle Kollegen teilnehmen.

  • Bestimmen Sie einen Ansprechpartner oder Paten für die ersten Tage. An ihn kann sich der Neue vertrauensvoll mit fachlichen Fragen, aber auch Problemen abseits der Arbeit wenden.
  • Die Willkommensmappe sollte möglichst eine Übersicht aller Kollegen mit Bild und Namen enthalten.
  • Planen Sie ein gemeinsames Mittagessen oder ein Feierabendbier am Ende des ersten Arbeitstages oder zum Abschluss der ersten gemeinsamen Woche. Wenn Sie als Vorgesetzter daran nicht direkt teilnehmen möchten, suchen Sie vorab einen Freiwilligen aus dem Team, der sich darum kümmert.
  • Eine eigene Visitenkarte am ersten Arbeitstag sowie ein gut vorbereiteter Arbeitsplatz vermitteln unbewusst das Gefühl „Hier bin ich willkommen, ich gehöre dazu.“
  • Vielleicht finden zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn bereits Firmen- oder Teamevents statt, zu denen Sie den neuen Mitarbeiter einladen können? Das ungezwungene Vorab-Beschnuppern erleichtert den späteren Einstieg.

Faktor 2: Motivation

Als besonders wichtig im Arbeitsalltag allgemein und insbesondere am Beginn eines Arbeitsverhältnisses ist der Faktor Motivation. Idealerweise sollte jeder Mitarbeiter eine extrinsische und eine intrinsische Motivation haben, damit die Arbeit möglichst leicht und effektiv von der Hand geht. Wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, können Sie der Motivation einen kleinen Extraschub geben. Zwei Wege bieten sich dabei besonders an:

  1. Fördern und fordern: Neue (und auch alte) Mitarbeiter sollten weder über- noch unterfordert werden. Der goldene Mittelweg aus fördern und fordern sorgt einerseits dafür, dass der neue Kollege sich nicht von neuen Aufgaben und Verantwortungen erschlagen fühlt. Andererseits bekommt er trotzdem das Gefühl vermittelt, dass Sie und das Team auf seine Qualitäten und Kompetenzen vertrauen. Dieses Grundgefühl erleichtert die Eingewöhnung am neuen Arbeitsplatz deutlich. Ein weiterer Vorteil: Wenn Sie bereits in den ersten Tagen ein realistisches Bild des zu erwartenden Arbeitspensums zeichnen, bleibt der große Schock später aus. Stattdessen entsteht das Gefühl des „Ich schaffe das!“, das Sie bei Ihrem Mitarbeiter hervorrufen möchten.
  2. Erfolgserlebnisse schaffen: Auch wenn Sie sich einen echten Fachmann ins Team geholt haben und ihn nicht mit zu vielen oder zu komplexen Aufgaben überhäufen, wird es am Anfang der Zusammenarbeit oft holprig laufen. Damit dadurch die Motivation nicht sinkt, können Sie für kleine Erfolgserlebnisse sorgen. In der einfachsten Variante handelt es sich dabei um simple Aufgaben, die im Rahmen des Einarbeitungsplans abgearbeitet und abgehakt werden können. Daher ist es immer wichtig, den Plan nicht einfach stückchenweise von oben nach unten zu kommunizieren, sondern in seiner kompletten Ausführung dem neuen Kollegen vorzulegen. Das Abhaken der einzelnen Aufgaben gibt das Gefühl, etwas geschafft zu haben und voranzukommen. Selbst dann, wenn der Neue in den ersten Tagen noch keine Verantwortung übernehmen kann.

Faktor 3: Sicherheit

Ein unsicherer Mitarbeiter macht eher Fehler und kann nicht sein maximales Leistungspotenzial abrufen. Im Rahmen der Einarbeitung sollten Sie daher für ein gewisses Sicherheitsgefühl sorgen. Regelmäßige Feedbackrunden und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, ohne dafür genervte Blicke zu kassieren, sollten selbstverständlich sein, wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten. Passieren Fehler, besprechen Sie diese in aller Ruhe und geben Sie dem neuen Vertriebsmitglied das Gefühl, offen über Probleme und Missgeschicke reden zu können. Ein neuer Kollege, der kaum Feedback für seine Arbeit bekommt – sei es gut oder schlecht – wird die Probezeit als nervliches Wrack beenden. Im schlimmsten Fall verlieren Sie vielleicht einen guten Mann (oder eine gute Frau), weil die Unsicherheit zu groß und belastend ist. Wenn jemand seine Arbeit gut macht, können Sie das auch ruhig sagen.

Neue Mitarbeiter richtig einarbeiten ist essentiell

Wer sich an seinem neuen Arbeitsplatz wohlfühlt, wird schneller bessere Leistungen bringen. Das sollte selbst Skeptiker davon überzeugen, sich mit der Gefühlswelt ihrer neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung zu beschäftigen. Zufriedene Vertriebsmitarbeiter sind die effizienteren, gesünderen und glücklicheren Mitarbeiter. Und ein guter Onboarding-Prozess wirkt sich langfristig positiv auf Ihr Employer Branding auf, sodass die Suche nach Fachkräften in Zukunft vereinfacht wird. Probieren Sie es einfach mal aus!